Yazımız, bilirkişilik yapan meslek mensuplarının;Bilanço usulü defter tutan işletmelerin defter incelemelerinde,ticari defterlerin Ana hesap bazında yazılması durumunu,Tekdüzene aykırı diye  tenkit ederek hak kayıplarına neden olmamaları için  düzenlenmiştir.

Defter tutma, işletmede meydana gelen parasal işlemlerin belli bir düzen içerisinde ticari defterlere yazılmasını ifade eder. Devlet harcamalarının karşılandığı, en büyük kaynak vergidir, O halde kazanç elde eden bütün gerçek ve tüzel kişilerin kazançları üzerinden ödeyecekleri vergi devleti yakından ilgilendirir. Devlet kişilerin vergi karşısındaki durumlarını, verginin doğru hesaplanıp hesaplanmadığını işletmenin tuttuğu ticari defter ve belgelerden öğrenir ve takip edebilir.

            Bu nedenledir ki Vergi Usul Kanunumuz içinde ticari defter ve belgeler önemli yer tutmaktadır. (171-242. maddeler arasındaki toplam 72 madde ticari defter ve belgeler ile ilgili düzenlemeleri kapsar.) Defter tutma olayını bir de defter tutan kişi yönünden ele alırsak; Ticari defterlerini ticari belgelere dayanarak yasaların istediği şekilde tutan bir işletme sahibi, defterde yer alan kayıtlara bakmak suretiyle:

- İşletmesinin kar-zarar durumunu öğrenir,

- Satacağı malların maliyet fiyatını, dolayısıyla satış fiyatını bilir,

- İşletmesi ile ilişkisi olan kişilerle, arasındaki borç alacak tutarlarının ne olduğunu öğrenir,

- Devletine ödeyeceği vergi tutarını bilir,

- İstatistiksel bilgi elde eder,

- Önceki dönemlerle içinde bulunduğu dönemi karşılaştırma imkanı bulabileceğinden işletmesinin verimini arttırıcı kararlar alır,

- Anlaşmazlık durumunda bu defter ve belgelerini ispat aracı olarak gerekli mercilere sunar.

 Kimlerin ticari defter tutmak zorunda olduğu VUK’ un 172. maddesinde belirtilmiştir. Buna göre:

Ticaret ve sanat erbabı: Ticari kazanç elde eden gerçek kişi tacirlerdir.

Ticaret şirketleri: Gerçek ya da tüzel kişilerin bir araya gelerek TTK hükümleri çerçevesinde oluşturmuş oldukları ortaklıklar.

İktisadi kamu müesseseleri: Devlete, özel idarelere, belediyelere ve diğer kamu idare ve kuruluşlarına ait ve tabi olup faaliyetleri devamlı bulunan ticari, sınai ve zirai işletmeler.

Dernek ve vakıflara ait iktisadi işletmeler: Dernek ve vakıflara ait veya bağlı olan işletmeler.

Serbest meslek sahipleri: Ticari mahiyette olmayan işleri, bir işverene bağlı olmadan, kendi nam ve hesabına yapan, ilmi, mesleki bilgisi ile para kazanan kişilerdir.

Çiftçiler: Zirai faaliyetle uğraşanlar. Defter tutmak zorundadırlar.

Tüccarlar defter tutma bakımından iki sınıfa ayrılmıştır. (VUK madde 176) Her sınıfın defter tutma şekli ve tutmuş olduğu defterler birbirinden farklıdır. Buna göre;

- Birinci sınıf tüccarlar Bilanço esasına göre,

- İkinci sınıf tüccarlar ise İşletme hesabı esasına göre defter tutarlar.

Birinci Sınıf Tacirin Tutması Gereken Defterler:

Bilanço usulüne göre defter tutması gereken birinci sınıf tacirlerin kimler oldukları Vergi Usul Kanunumuzun 177. maddesinde belirtilmiştir.

-Yevmiye defteri

- Büyük defter (Defteri kebir)

- Envanter defteri

TTK’ nın 66. maddesinde ise tasdik edilmesi gereken ticari defterler şu şekilde sıralanmıştır.

- Yevmiye defteri

- Envanter ve bilanço defteri

- İşletme hesabı defteri

- Defter-i kebir

- Karar defteri

Sonuç olarak defter tutmak zorunda olan gerçek ve tüzel kişiler ticari defterlerini tasdik ettirirlerken hem VUK’a hem de TTK’nun da belirttiğimiz ilgili madde hükümlerini göz önünde bulundurmalıdırlar.

Tutulacak defter ve kayıtların Türkçe tutulması zorunludur. Ancak, Türkçe kayıtlar bulunmak kaydıyla defterlerde başka dilden kayıt da yapılabilir. Bu kayıtlar vergi matrahını değiştirmeyecek şekilde tasdik ettirilecek diğer defterlere de yapılabilir. (VUK Madde 215) Buna göre Ticari defterlere Türkçe kaydın yanı sıra başka dilden de kayıt yapılabilir. Ancak yapılacak kaydın bir vergi kaybına yol açmaması gerekir.

            Kayıt ve belgelerde Türk para birimi kullanılır. Belgeler, Türk parası karşılığı gösterilmek şartıyla, yabancı para birimine göre de düzenlenebilir. Şu kadar ki yurt dışındaki müşteriler adına düzenlenen belgelerde Türk parası karşılığı gösterilme şartı aranmaz. Yurt içinde yabancı para birimi üzerinden, fatura, sevk irsaliyesi, yazar kasa fişi, serbest meslek makbuzu, gider pusulası vb. belge düzenlenecekse, belge üzerinde yabancı paranın Türk parası karşılığının gösterilmesi zorunludur. Bu zorunluluk, tacirin yurt dışındaki müşterileri adına yabancı para birimi ile düzenleyeceği belgelerde aranmaz.

            İlgili dönem defter tasdik tarihi itibarıyla ödenmiş sermayesi (yurt dışında kurulan şirketlerin Türkiye'ye ayrılan ödenmiş sermayesi) en az 100 milyon ABD Doları ya da muadili yabancı para karşılığı Türk Lirası ve sermayesinin en az % 40'ı ikametgâhı, kanunî ve iş merkezi Türkiye'de bulunmayan kişilere ait olan işletmelere, kayıtlarını Türk para birimi dışında başka bir para birimiyle tutmalarına Bakanlar Kurulun ca izin verilebilir. Bakanlar Kurulu, bu had ve nispeti sektörler itibarıyla ayrı ayrı yarısına kadar indirmeye veya iki katına kadar artırmaya yetkilidir. Bu şartların ihlâl edildiği hesap dönemini izleyen hesap döneminden itibaren Türk para birimine göre kayıt tutma zorunluluğu başlar.

            Defterler mürekkeple veya makine ile yazılır. Kopya kâğıdı kullanılması ve ıstampa ve sair damga aletleriyle kopya konulması da mümkündür. Defterlerde hesaplar kapatılıncaya kadar toplamlar geçici olarak kurşun kalemi ile yapılabilir. Mürekkepli kalem kullanımı genelde elde tutulan ticari defterler içindir. Günümüzde defterlerin büyük bir orandaki kısmı bilgisayar ortamında tutulup yazıcı yardımıyla kâğıda dökülmekte olduğundan bu şart kendiliğinden sağlanmaktadır.

            Yanlışlar ancak muhasebe kurallarına göre düzeltilebilir. Diğer defterlerdeki yanlış yazı ve rakamlar, üzeri okunacak şekilde çizilir. Doğrusu üst veya yan tarafına veyahut ilgili bulunduğu hesaba yazılır. Defterlere geçirilen bir kaydı kazımak, çizmek veya silmek suretiyle okunamaz bir hale getirmek yasaktır.

            Boş Satır Bırakılmayacağı, Sayfaların Yok Edilemeyeceği: Defterlerde kayıtlar arasında usulen yazılmaya mahsus olan satırlar, çizilmeksizin boş bırakılamaz ve atlanamaz. Ciltli defterlerde, defter sayfaları ciltten koparılamaz. Tasdikli müteharrik (hareketli) yapraklarda bu yaprakların sırası bozulamaz ve bunlar yırtılamaz.

- İşlemlerin ticari defterlere 10 gün içinde kaydedilmesi gerekir.

- Kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan, yazılmış evraklara dayanarak yürüten kuruluşlarda, işlemlerin bunlara işlenmesi, deftere işlenmesi hükmündedir. Ancak işlemlerin esas defterlere aktarılması 45 günü aşmamalıdır.

- Serbest meslek kazanç defterine ise işlemler günü gününe kaydedilir. Halen günü gününe tutulması zorunlu bulunan tek ticari defter serbest meslek kazanç defteridir.

     E- defter uygulanmasından da bahsetmek istiyorum, gelişen teknoloji çağında ve e-devlet olma arzumuzla doğru orantılı yaşantımıza giren e-defter uygulaması ile muhasebede normalde yazılması mümkün olmayan detayda yevmiye ve kebir defterlerini barındıran binlerce sayfalık beratlar hayatımıza girmiştir 2014 yılında e-defter uygulamasının başlaması ile birlikte yasal düzenlemeler yapılmıştır. Yasal düzenlemeler yapılmış olsa bile uygulamada yaşanan zorluklar ve eskiden gelen bazı alışkanlıklar yeni sistemde oluşturulan muhasebe fişlerinin kaydında bazı sorunlar oluşturdu, bu sorunların giderilmesine yardımcı olmaya çalışalım,

 E-Defter İşlemlerinde Her Belge Tek Bir Kayıt Olarak mı Girilecek?

Elektronik defter uygulamasında her bir belgeye ait bilgilerin, tek bir yevmiye kaydında gösterilmesi esastır. e-Defter uygulamasında kullanılan standartların gereği olarak; belge bilgisine ilişkin detaylar elektronik defterlerde gösterilmelidir.

Her Kayıt için Bir Belge Tarihi ve Numarası Olmalı mı?

Muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem, bir belgeye dayanıyorsa mutlaka belge tipi ilgili alanda belirtilmesi gerekmektedir. Ancak; muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem, bir belgeye dayanmıyorsa; belge tipi alanı elektronik defterlerde kullanılmamalıdır. Dolayısıyla muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanmıyorsa belge türü, tarihi veya numarası gibi bilgiler verilemez. Örneğin, açılış-kapanış işlemleri belgeye dayalı olmayabilir.

Her Kayıt için Bir Belge Tarihi ve Numarası Olmalı mı?

Muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem, bir belgeye dayanıyorsa mutlaka belge tipi ilgili alanda belirtilmesi gerekmektedir. Ancak; muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem, bir belgeye dayanmıyorsa; belge tipi alanı elektronik defterlerde kullanılmamalıdır. Dolayısıyla muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanmıyorsa belge türü, tarihi veya numarası gibi bilgiler verilemez. Örneğin, açılış-kapanış işlemleri belgeye dayalı olmayabilir.

Her Fatura için Ayrı Yevmiye Kaydı mı Atılmalıdır?

Elektronik defter uygulamasında her bir belgeye ait bilgilerin, tek bir yevmiye kaydında gösterilmesi esasına istinaden her bir faturanın bir yevmiye kaydında gösterilmesi gerekmektedir. Elektronik fatura kullanıcıları belge numarası alanına elektronik faturanın ETTN numarasını değil, fatura ID'sini girmelidirler.

Belge Türünü Seçerken Nelere Dikkat Etmek Gerekir?

Çek, Fatura, Müşteri Sipariş Belgesi, Satıcı Sipariş Belgesi, Senet, Navlun, Makbuz, Diğer.

Kullandığım Programda Belge Çeşitlerinde "Diğer" Seçeneği Yoksa ne Yapmalıyım?

Yazılımcılar, e-defter uygulamalarını kendilerine bildirilen teknik detaylar ile düzenlemektedir. e-Defter uygulamalarında yazılımcılar kullanıcıları doğru yönlendirmelidirler. Eğer belge seçenekleri arasında "diğer" seçeneği yok sa, yukarıdaki belgelerin dışındaki belgeler (fiş, gider pusulası vs.) mevcut ise, yazılımcı bu seçeneği arka planda "diğer" olarak seçip açıklama kısmına belge adını yazmış olmalıdır. Tereddüt edilen konularda yazılımcıdan bilgi alınması gerekir.

Serbest Meslek Makbuzunu Kaydederken Fatura Olarak mı Kaydedeceğim?

Serbest meslek erbabının, mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için düzenlediği belge serbest meslek makbuzudur. Bu makbuz e-defter kılavuzunda sayılan belgeler arasında yer alan makbuz ile karıştırılmamalıdır. Serbest meslek makbuzu, sayılan belgeler arasında yer almadığı için belge tipi diğer ve belge açıklaması "serbest meslek makbuzu" olarak kaydı yapılır. Ayrıca belgenin numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Belge tipinde diğer yerine Serbest Meslek Makbuzu seçeneği varsa 5 numaralı soru ve cevabı bilgilendirme amaçlı olarak okuyunuz.

Perakende Satış Fişi Kaydederken Hangi Belge Tipini Seçmeliyim?

Perakende satış fişi sayılan 7 belge içerisinde olmadığı için belge tipi "diğer" olarak seçilmeli ve belge açıklaması "perakende satış fişi" olarak seçilmelidir.

Banka Hareketlerimiz Çok Fazla, Her Bir Hareketi Tek Tek mi Kaydetmeliyim?

Bilindiği üzere bankaya ait işlemlerde muhasebe kaydına esas belge dekont olmaktadır. Dekontların e-defter uygulamasında belge tipi diğer ve belge açıklaması dekont olarak kaydı yapılır ve dekontun numara ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Ancak; dekont üzerinde belge numarası-tarihi yok ise, kullanılan muhasebe programının söz konusu işleme vermiş olduğu tarih ve numara, belge numarası ve tarihi olarak yazılabilir. Eğer bankaya ait işlemler dekont bazında tek tek muhasebeleştirilemiyorsa, günlük olarak, banka banka ayrıştırmak koşuluyla, her bir bankadan yapılan işlemler birer muhasebe fişinde işlenebilir. e-Defterde bu kayda esas belge olarak muhasebe fişi gösterilebilir. Bu muhasebe fişinin, e-defter uygulamasında belge tipi "diğer" ve belge açıklaması "Muhasebe Fişi "olarak kaydı yapılır ve fişin numarası ile tarihi girilir.

Masraf Listelerinde Her Bir Belgeyi Ayrı Ayrı mı Kaydetmeliyim?

Gün içinde işletmenin ya da personelin yapmış olduğu giderlere ilişkin alınmış belgeler , sayılan belgelerden biriyse, mutlaka belge tipinde belirtildiği gibi olmalıdır. Örneğin; personelin yapmış olduğu giderler arasında belge olarak fatura varsa, bu fatura ayrı bir yevmiye kaydında belge türü fatura olarak fatura belge tarih-numarası da yazılmak şartıyla kaydedilmelidir. Eğer yapılan giderle ilgili belge tipi,  ilk yedi belge tipinden biri değil ise; bir masraf formu oluşturulup e- defter uygulamasında belge tipi "diğer" ve belge açıklaması "masraf formu" olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu masraf formunun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Bu masraf formlarında matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir form için müteselsil bir numara ve formun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu masraf formunda yapılan giderlere ait belgelerin detayları yer almak zorundadır. Ayrıca masraf formu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.

Çek Bordrosunu Nasıl Kaydetmeliyim?

e-Defter uygulamasın da  sayılan tüm belge tiplerinde olduğu gibi, her bir çek belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Ancak çek bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla çek aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi "diğer" ve belge açıklaması "çek bordrosu" olarak kaydı yapılır. Söz konusu çek bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu çek bordrosunda matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Her bir çek bordrosunda, çeklerin detayları yer almak zorundadır. Bu çek bordrosu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.

Senet Bordrosunu Kaydederken Nelere Dikkat Etmeliyim?

e-Defter uygulamasın da  sayılan tüm belge türlerinde olduğu gibi, her bir senet belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Ancak; senet bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla senet, aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi "diğer" ve belge açıklaması "senet bordrosu" olarak kaydı yapılır ve bu senet bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu senet bordrosunda matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Senet bordrolarında, senetlerin detayları yer almak zorundadır. Bu senet bordrosu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.

Ücret Bordrosunu Kaydederken Belge Numarası Olarak Ne Yazacağız?

Firmalar, çalışanları için aylık olarak oluşturacakları ücret bordrolarını, e-defter uygulamasına aktarırken, tüm personel için oluşan bordroları bir listeye bağlayıp, belge tipi "diğer" ve belge açıklaması "ücret bordrosu icmali" olarak kaydedebilirler. Ücret bordrosu icmalinin numara ve tarihinin girilmesi zorunludur. Ancak; ücret bordrosu icmalinde matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir icmal listesi için müteselsil bir numara verilmeli ve icmalin oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu ücret bordrosu icmalinde her bir ücret bordrosunun detayları yer almalıdır. Ayrıca bu icmaller firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir.

Z Raporları Ne Şekilde Kayda Alınmalıdır?

Gün sonunda her bir yazar kasadan alınan Z raporu, muhasebe kaydında belge tipi "diğer" ve belge açıklaması "Z Raporu" olarak kayda alınmalıdır. Ayrıca Z Raporu'nun numarası ve tarihinin de girilmesi gerekmektedir. Ancak gün içinde yapılan satışlara istinaden alınan Z Raporu'nun, ödeme yöntemlerine (nakit, kredi kartı, vb.) göre ayrıştırılması gerekmektedir. Ödeme yöntemine isabet edecek KDV tutarlarının da ayrıştırılarak her bir ödeme yönteminin farklı yevmiye maddelerinde gösterilmesi gerekmektedir.

Kendi Oluşturduğumuz Belgelere İmza Yetkilisi mi İmza Atmalı?

 "firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır" diye belirtilmektedir. Burada firma kaşesi ve imzasıyla derken kastedilenin, şirket imza yetkilisinin imzası olduğu tabiidir.

Ödeme Yöntemi Alanı Nasıl Kullanılmalıdır?

Ödeme ya da tahsilat yapıldıysa ödeme yöntemi alanı kullanılmalıdır. Bu alana sadece ödeme türünü ifade edecek bilgi girişi yapılması gerekmektedir. Örneğin, Nakit, Banka, Kredi Kartı, Çek, Senet gibi… "Ödeme Yöntemi" alanına serbestçe metin girişi yapılabilmesine rağmen, yapılan işlemin adının bu alana "Ödeme Yöntemi" olarak yazılmaması gerekir. Örneğin; bankadan yapılan bir havale ya da EFT işlemi için ödeme yöntemi "Banka" olmalıdır, işlemin adı yazılmamalıdır.

Berat Yüklemek için Verilen Üç Aylık Süre, Muhasebe Kayıtlarının İşlenme Süresi midir?

Muhasebe kayıtlarının yasal defterlere işlenme süresi için Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu'nun ilgili hükümlerinin göz önünde bulundurulması gerekmektedir. Ancak bu süreler, berat yükleme süresiyle karıştırılmamalıdır. Elektronik Defter Genel Tebliği'nde düzenlenen berat yükleme süresi, muhasebe kayıtlarının elektronik kayıtlar bütünü olarak defter ve berat oluşturulması ve bunlar üzerinde gerekli kontrollerin yapılması için mükelleflere verilen süre olarak düşünülmelidir. İlgili aya ait beratın GİB'in sistemine aktarılmasından sonra, o aya ait muhasebe kayıtlarında hiçbir şekilde değişiklik yapılması mümkün bulunmamaktadır.

            Belgelendirmenin ispat özelliği vardır. Muhasebe, işletmenin faaliyetleri ve bu faaliyetlerin sonuçları ile ilgili olarak bilgi üreten bir sistem olduğuna göre, işletme ile ilişkisi olan tarafların (İşletme ile ticari ilişkisi olanlar, işletmeyi yönetenler, işletme sahibi varsa ortaklar, Devlet, işletme çalışanları gibi) bu bilgilere ihtiyaç duymaları doğaldır. Bunun için muhasebede bütün kayıtlar belgeye dayanır. Gerektiğinde ispat etme özelliği bulunan bu belgelerin bir bölümü tacirler arasındaki ilişkilere yönelik, bir bölümü ise devlet ile tacir arasındaki ilişkilere yönelik olarak düzenlenir.

            Ekonomik yaşam içinde faaliyet gösteren, ticari defter tutmak zorunda olan veya olmayan tüm tacirler, işletme dışındaki kişi ya da kuruluşlarla sürekli bir ticari ilişki içindedirler ve onlarla hür iradeleri ile çeşitli anlaşmalar yaparak çeşitli sözleşme ve belgelere imza atarlar. Kira, cari hesap, kredi, kefalet sözleşmeleri gibi her türlü sözleşmeler, taahhütnameler, ticari mektuplar, virman talimatları, İş emirleri, noter senetleri, bono, poliçe, çek ve benzeri her türlü belgeler ticari ilişkileri kanıtlayan belgelerdir.

            Ticari işlem, ticari ilişkilerin bir sonucu olarak ortaya çıkar. İşletmeler üçüncü şahıslarla olan ticari ilişki ve işlemleriyle ilgili kayıtlarını belgelemek zorundadırlar. (VUK madde 227) Bu belgelendirme defter tutmak zorunda olmayan tacirlerinde vergiye tabi kazançlarının (vergi matrahlarının) belirlenebilmesi için gerekli ve zorunludur. VUK’ un 229-242. maddeleri, düzenlenmesi gereken belgeleri, belgelerle ilgili şekil ve esasları ayrıntılı bir şekilde açıklamıştır. Unutulmamalıdır ki bu şekil ve esaslara uyulmaması halinde o belge hiç düzenlenmemiş sayılır.

 VUK’ da belirtilen ve düzenlenmesi gereken belgeler şunlardır:

- Fatura

- Perakende satış belgeleri (perakende satış fişi, yazar kasa fişi, giriş ve yolcu taşıma biletleri)

- Müstahsil makbuzu

- Serbest meslek makbuzu

- Sevk irsaliyesi

- Gider pusulası

- Ücret bordrosu

- Kıymetli maden alım belgesi (VUK 379 1.3.2008’den itibaren geçerli olmak üzere) Dileyen mükelleflerin bu tarihten önce de söz konusu belgeleri düzenlemeleri mümkün bulunmaktadır.

- Kıymetli maden satım belgesi (VUK 379 1.3.2008’den itibaren geçerli olmak üzere) Dileyen mükelleflerin bu tarihten önce de söz konusu belgeleri düzenlemeleri mümkün bulunmaktadır.

- Taşıma irsaliyesi

- Yolcu listeleri

- Günlük müşteri listeleri

- Muhabere evrakı

- Diğer vesikalar (sözleşme, taahhütname, kefaletname, mahkeme ilâmı gibi hukuki belgeler, ihbarname, karar örnekleri, vergi makbuzları)

 Muhasebe Kayıtlarını Belgeleme: İşletmelerin ticari ilişkileri çerçevesinde gerçekleştirmiş oldukları ticari işlemler, ticari defterlere muhasebe kayıtları yapılarak aktarılır. Yapılan her bir muhasebe kaydının da düzenlenmiş gerçek belgelere dayanması esastır. Genel olarak işletmenin ticari ilişki ve işlemlerinde düzenlenen belgelerin yanı sıra işlemlerin muhasebeye aktarılmasında makbuz, bordro ve dekontlar ve muhasebe fişleri de önemli yer tutarlar.

            Tutulması zorunlu olan defterlere yapılan kayıtların mutlak surette bir belgeye dayanması genel kuraldır. Ancak VUK’ un 228. maddesi, gerçek miktarları üzerinden kayıtlara geçirilmesi ve işin, konusuna uygun bulunması koşuluyla aşağıdaki harcamaların belgelendirilmesine gerek görmemiştir.

- Örf ve teamüle göre bir belgeye dayandırılması alışkanlık haline getirilmemiş çeşitli giderler. Örneğin lokanta ve benzeri yerlerde verilen bahşişler, seyahatlerde ortaya çıkan hamaliye ücretleri gibi,

- Belgenin teminine imkân olmayan giderler. Örneğin şehir içi yolcu taşımacılığı ile ilgili olarak otobüslere yapılan ödemeler gibi

- Vergi kanunlarına göre götürü olarak belirlenen giderler. Örneğin elde ettiği kira gelirinin beyanında götürü gider usulünü seçen bir mükellef gelirin %25’ini götürü gider olarak hesaplayıp gelirden indirebilir. İndirilen bu giderlerin belgelendirilmesi gerekmez

Defter tutmak zorunda olanlar, tutmuş oldukları defterlerle bu defterlere kayıtta esas alınan tüm belgeleri ilgili bulundukları yılı izleyen takvim yılından başlamak üzere 5 yıl süre ile saklamak zorundadırlar. (VUK madde 253)

 TTK’nın 68. maddesinde ise ticari defter ve belgeleri saklama süresi, son işlem tarihinden itibaren 10 yıl olarak belirlenmiştir.

             Defterlerin İbrazı (VUK 256): Defter tutmak zorunda olan gerçek ve tüzel kişiler saklamak zorunda oldukları her türlü defter ve belgelerini, kayıtlarını başka bir ortamda tutuyorlarsa o ortamla ilgili araçlarını (disket, CD, mikrofilm, manyetik teyp, mikrofilm gibi) ve kayıtlara ulaşmak için gerekli şifreleri saklama süresi içinde yetkili makam ve memurların isteği üzerine inceleme için vermek zorundadırlar. İnceleme ve kontrol sırasında, denetimi yapılan kişinin yani mükellefin, yetkili olan memurun çalışmasını sağlamak amacıyla, iş yerinde bir yer tahsis etmek, kendisinden istenen her türlü açıklamaları yapmak, gerektiğinde iş yerini gezip görmesini sağlamak gibi ödevlerinin olduğunu ve bu ödevlerin yerine getirilmesi gereken bir zorunluluk olduğunu bilmesi gerekir.(VUK madde 257)

  Mükellefler kendilerinden incelenmek üzere istenen her türlü defter ve belgelerini, hangi süre içinde yetkili kişilere teslim edecektir.

VUK’da bununla ilgili olarak açıkça bir süre belirtilmemiştir. Ancak aynı kanunun 14. maddesinde kanunda açıkça bir süre belirtilmemişse en az 15 gün süre verileceği belirtilmiştir. Buna göre defter ve belgelerin yetkili kişilere 15 gün içinde teslim edilmesi gerekmektedir.

 Saklanılması zorunlu olan defter ve belgelerin yangın, deprem, su baskını ya da tacirin elinde olmayan diğer nedenlerden dolayı kaybolması durumunda, tacirin 15 gün içinde işletmesinin bulunduğu yerin yetkili mahkemesine başvurup zayi belgesi verilmesini istemesi gerekir.

 Zayi belgesini alan ve inceleme elemanına sunan tacire defterleri ibraz etmeme ile ilgili vergi cezaları kesilemez. Ticari defter ve belgeleri saklama görevi tacire aittir. Eğer tacir defter ve belgelerin korunmasında gerekli dikkat ve özeni göstermemişse zayi belgesi kendisine verilemez. Zayi belgesini almamış bir tacir ise defter ve belgelerini ibrazdan (yetkili mercilere incelenmesi için vermekten) kaçınmış sayılır.

 Defter tutma deyince işlemlerin usul yönü ile birlikte muhasebe kavramı devreye girer, Muhasebe, finansal karakterli, para ile ifade edilebilen işlem ve olayların kaydedilmesi, sınıflandırılması, özetlenerek raporlar halinde sunulması ve yorumlanması ile ilgili bir sanat olarak tanımlanmaktadır.

            Muhasebe Sistemi muhasebe bilgilerinin ilgililere belli bir sistem içinde yeterli ve doğru olarak ulaştırılmasını, farklı işletmeler ile aynı işletmenin farklı dönem bilgilerinin karşılaştırılmasını, mali tablolarda yer alan hesap adlarının ve bu hesapların kapsamlarının standartlaştırılmasını ve muhasebede bir terim birliğinin sağlanmasını amaçlamıştır.

Muhasebede amaç, işletme veya kuruluşun finansal (veya para ile ifade edilebilen)faaliyetlerine esas olan bilgi ve belgelerin girilmesi, düzenlenmesi, raporlanması ve kullanışlı şekilde bilgi kullanıcılarına aktarılmasıdır. Muhasebenin birçok yararı olmakla birlikte en önde gelenleri şunlardır:

•İşletmenin sahip olduğu kıymetlerin tespitini sağlar.

•İşletmede meydana gelen dönem içi faaliyetlerle dönem sonunda ulaşılan sonuçların anlaşılmasını kolaylaştırır.

•İşletme ile iş yapan üçüncü şahısların ekonomik ve sosyal durumlarının bilinmesini sağlar.

•Üçüncü şahıslarla işletme arasında meydana gelen hukuki anlaşmazlıklarda devir teşkil eder.

•İşletmede çalışan personel ve görevlilerin su istimaline karşı işletme varlığını korur.

•İşletme sahibinin vergi karşısındaki durumunu hesap üzerinden kontrol edilip incelenmesini sağlar.

          Muhasebe konuları 15. yüzyıl sonuna kadar doğal bir seyir izleyerek gelişmiştir. Bu itibarla, teşebbüsler faaliyetleri sırasında karşılaştıkları kayıt problemlerini ve organizasyon ihtiyaçlarını, olayların akışına bağlı bir şekilde pratik çareler arayıp bulmakla gidermeye çalışmışlardır. Ancak Toşkanalı bir rahip olup geniş bir matematik bilgisine sahip Luco Paciola'nun 1494 yılında İtalya da yayınladığı "Summa Aritmetica" adlı eserle birlikte muhasebenin doğal gelişme dönemi kapanmış, uygulamaların yanı sıra nazari düşünceler de konuyu etki altında bırakmaya başlamıştır. Böylece İtalya prensipleri itibariyle bütün dünyaya yayılan muhasebe tekniğindeki Rönesanssında beşiği olmuştur.Söz konusu eserle birlikte, muhasebe tekniği aynı zamanda hem pratik hem de teorik bakımlardan gelişme yoluna girmiştir. Muzaaf muhasebe usulünün kurucusu olan Luco Paciola ile birlikte muhasebenin doğal gelişme seyri sona ermekte ticaret hayatının gelişmesine paralel olarak süratle gelişmiştir. Ancak muhasebenin bir organizasyon aracı olarak ele alınıp, bütçe uygulamasına ve yönetim amaçlarına paralel bir şekilde işlenmesi 19. yüzyıl sonlarına doğru olmuştur. 19. yüzyıl muhasebe literatürünün gerek pratik gerek teorik alanlarda zenginleşip yaygın bir hal aldığı dönemdir.